Foretag et indkøb

Brug DTU kreditkortet til mindre indkøb

Når du foretager engangskøb under 3.000 kr. hos leverandører uden eksisterende aftale, og som ikke forventes brugt regelmæssigt, skal du anvende DTU kreditkortet. Det sparer tid og forenkler den administrative proces.

Fordele ved at bruge DTU kreditkortet:

1. Mindre administration: Undgå oprettelse af nye leverandører. Oprettelse kræver registrering og godkendelse af oplysninger, kontrol af stamdata og ofte dialog med leverandøren. Ved små engangskøb kan denne tidskrævende proces undgås ved at betale med kreditkort.
2. Hurtigere betaling: Betaling sker med det samme, og kvitteringen kan hurtigt uploades i DTU Fusion.

Hvornår skal du bruge DTU kreditkortet?

Brug kreditkortet, hvis alle disse tre betingelser er opfyldt:

• Købet er under 3.000 kr
• Der findes ingen eksisterende DTU-aftale for produktet
• Leverandøren forventes ikke brugt igen

Ved at bruge DTU kreditkortet til små engangskøb reducerer du administrativt arbejde og effektiviserer processen.

Vær opmærksom på, at dine indkøb ikke må opdeles i flere delkøb for at komme under beløbsgrænsen.

Trin 1: Varebestilling

Søg efter din vare i vare i varekataloget. Varekataloget er den sikreste måde at handle på.

Trin 2: Varemodtag

Når du har modtaget din vare, skal du huske at registrere det i DTU Fusion, ellers sker fakturabehandlingen ikke automatisk, og du skal bruge tid på manuel fakturabehandling.

Trin 1: Varebestilling

Søg efter din vare i vare i varekataloget. Varekataloget er den sikreste måde at handle på.

Trin 2: Varemodtag

Når du har modtaget din vare, skal du huske at registrere det i DTU Fusion, ellers sker fakturabehandlingen ikke automatisk, og du skal bruge tid på manuel fakturabehandling.

DTU’s abonnementsbaserede indkøbsaftaler giver en række løbende og repeterende betalinger som eksempelvis leje af gasflasker, frugtordninger, rengøring, serviceaftaler m.v..

For at du ikke behøver at oprette en indkøbsordre hver gang, der skal betales en faktura, kan du i stedet benytte dig af en årsordre.

Her estimerer du, hvad abonnementet vil koste for ét år, og laver herefter en årsordre på dét beløb.

Ved hver betaling skal du ind og varemodtage, for at fakturaen bliver betalt - men du slipper for at lave en ordre.

Årsordren vil automatisk blive reduceret i beløb i takt med, at du varemodtager, og den vil derfor være opbrugt ved årets udgang.

Bemærk, at det som udgangspunkt ikke kan bruges til omkostninger, der skal dækkes af en ekstern bevillingsgiver.

Retningslinjer

• Årsordre må ikke bruges for varer og tjenesteydelser, der kan købes på kataloger.
• Årsordre må kun bruges, når der er indgået en abonnements baseret indkøbsaftale med leverandøren, og hvor aftalen er baseret på repeterende betalinger af ensartede beløbsstørrelser.
• Anvendelsen af årsordre er underlagt DTU’s indkøbspolitik, regnskabsinstruks og lovgivning.
• Årsordre med tovejs match (fakturabetaling uden varemodtagelse) må ikke anvendes, med undtagelse af kantine- og fragtbetalinger.
• Som hovedregel må den systemmæssige varemodtagelse kun foretages af den person, der har oprettet årsordren. Vælger en enhed at lade flere varemodtage på en årsordre, forventes det, at enheden foretager stikprøvevis kontrol af varemodtagelser og tilhørende betalinger.
• Årsordre, der skal refunderes af ekstern bevillingsgiver (UK95), kan oprettes og administreres på normal vis. Ved refundering kan bevillingsgiver dog kræve ekstra betalingsdokumentation eller måske helt afvise at refundere betalingerne på årsordre. Ved tvivl anbefales det, at anvendelsen af årsordre aftales med bevillingsgiver på forhånd.

Læs retningslinjerne for anvendelse og controlling af årsordre og rammeordre.

Anskaffer du laboratorieudstyr, installationer eller andet materiel, der kan være et anlægsaktiv, er det vigtigt at sikre korrekt håndtering allerede i indkøbsfasen. Her samarbejder Koncernindkøb og Team Anlæg (TA) om at sikre korrekt registrering og bogføring.

Når DTU køber udstyr, installationer eller andet materiel, der skal anlægsregistreres, sker det gennem Koncernindkøb. Hvis anskaffelsen vurderes at være et anlægsaktiv, inddrages Team Anlæg (TA) tidligt i processen for at sikre, at de nødvendige oplysninger er på plads, inden ordren sendes.

Ibrugtagningen fastsættes som det tidspunkt, hvor anlægget er klar til brug - fx efter test og kalibrering. Herefter aktiveres anlægget, og afskrivningen begynder.