På DTU bruger vi Outlook som vores mailplatform. Du kan tilgå Outlook både fra din computer og mobil. Når du er ansat på DTU og sender arbejdsmails – både internt og eksternt, skal du altid bruge din DTU-mail. Du kan læse mere om, hvordan du opsætter din DTU-mail på computer og mobil her.
Her på siden får du hjælp og henvisninger til de mest relevante funktioner i Outlook, som understøtter din arbejdsdag.
Du skal oprette en mailsignatur i Outlook, så dine kontaktoplysninger fremgår tydeligt i dine mails. På DTU har vi retningslinjer for, hvilke informationer din mailsignatur bør indeholde. I nedenstående link kan du få hjælp til, hvordan du opretter en mailsignatur:
Når du laver et autosvar sender du automatisk et svar tilbage til de personer, der har sendt dig en mail. I nedenstående link kan du finde hjælp til, hvordan du opretter et autosvar
I tilfælde af, at du har brug for at lave autosvar på vegne af en kollega, kan du finde hjælp til det her.
Du kan bruge din Outlook kalender til at oprette møder, tilføje Teams- eller Zoom-links og tilføje/dele kalendere. I nedenstående link kan du finde hjælp til, hvordan du får mest muligt ud af din Outlook kalender:
En delt mailboks kan bruges af flere, så I kan læse og sende mails fra en fælles mailboks samt lave aftaler i en fælles kalender. Du skal oprette en sag via IT-supporten, hvis du ønsker at få en delt mailboks.
I nedenstående link kan du finde hjælp til, hvordan du tilføjer en delt postkasse til din mail:
Outlook har en størrelsesbegrænsning for, hvor store filer du kan vedhæfte i en mail. Skal du derfor sende store filer kræver det en alternativ løsning. Det kan være en god idé at dele med et link direkte til Teams i stedet for at vedhæfte filen.
I nedenstående link kan du finde yderligere hjælp til, hvordan du sender/deler store filer via mail:
I Outlook har du mulighed for at oprette regler, der automatisk flytter, markerer eller sletter mails baseret på bestemte kriterier. I nedenstående link kan du finde hjælp til, hvordan du opretter, tilpasser og administrerer regler:
Når du som DTU-medarbejder skal sende en mail med følsomme oplysninger eller fortrolige data, skal du bruge sikker mail. Sikker mail beskytter indholdet mod uautoriseret adgang og sikrer, at kun afsender og modtager kan læse mailen.
På DTU kan du sende en sikker mail til enten Digital post eller e-Boks.
Send en sikker mail til Digital Post eller e-Boks
Når du skal sende følsomme oplysninger til enten Digital Post eller e-Boks, skal du bruge Timengo DPG-løsningen. Den installeres som et add-in i Outlook og sikrer, at dine data sendes krypteret og beskyttet. Løsningen bruges f.eks. i de situationer, hvor du skal sende en kontrakt, kommunikere med studerende eller i kontakt med offentlige myndigheder.
Sådan bruger du Timengo DPG add-in
Hvis du har brug for Timengo DPG-løsningen skal du kontakte IT-support og bede om at få løsningen installeret i din Outlook. Hos Timengo finder du videoer, der viser, hvordan du bruger Timengo DPG-løsningen i Outlook.
Har du modtaget en automatisk besked om, at en mail er havnet i karantæne, og mener du, den er fanget ved en fejl, skal du klikke på “Release-knappen” for at anmode om frigivelse.
Herefter skal du oprette en sag via IT-supporten under kategorien "Request release of quarantined mail", så vi kan undersøge den specifikke mail, vurdere om den er sikker og frigiver den – eller giver dig besked om, hvorfor den er tilbageholdt.